Como realizar o fechamento mensal contábil

por Adove Comunicação / 30 Maio 2018 / Sem Comentários

Os departamentos financeiros e contábeis de uma empresa devem trabalhar em sintonia para garantir a saúde financeira da mesma. Conhecer a origem e o destino dos recursos, bem como ter controle sobre todo capital monetários, é uma atividade exercida por ambos. Desta forma, mesmo em micro e pequenas empresas, o fechamento mensal é uma ação fundamental e muito estratégica para que a empresa siga atuando com segurança e crescimento. Confira dicas de como realizar o fechamento mensal e porque a atividade da contabilidade é tão importante!

Interdependência entre setor financeiro e contábil

O setor financeiro é uma espécie de filtro para o escritório de contabilidade. Como assim? Este setor que reúne os documentos que interessam aos contadores. Como notas fiscais, comprovantes de pagamento e recebimento, por exemplo. Os contadores devem analisar os dados, conferir se estão corretos e lançar o resultado final no fechamento. Em seguida, esses resultados retornam ao financeiro. Percebe como um depende do outro?

O fechamento mensal da empresa

A contabilidade é responsável por toda entrega de obrigações, cálculo de impostos e a geração dos livros obrigatórios da empresa. Para isso, devem receber todos os documentos que tiveram ou terão algum impacto financeiro ou patrimonial. Gastos e receitas, contratos futuros, notas fiscais e extratos bancários, por exemplo. Esses documentos são divididos em categorias, considerando a área com a qual de relacionam. Podem ser: trabalhistas, fiscais, contábeis ou do controle de estoque. Veja a seguir os detalhes.

  • Trabalhista

Aqui estão os documentos que têm como base a relação de trabalho com a empresa. Eles dão suporte ao processamento da folha e são escriturados na contabilidade. Também podem ser utilizados para a análise das obrigações acessórias. São eles: Guia de impostos ou contribuições: INSS, FGTS, contribuição sindical e outras contribuições; Movimentos e recibos: relacionados aos serviços contratados de autônomos e cooperados; Recibos de pagamento: salários, pró-labore, férias, vale-transporte e atestados médicos de funcionários.

  • Fiscal

Nessa categoria, qualquer pendência pode causar grandes problemas com o governo. Os documentos são: Notas fiscais: de entrada e de saída de produtos, de prestação e contratação de serviços, de conhecimento de transporte e de compra de bens; Notas fiscais de concessionárias: de serviços, como os de telefonia e energia elétrica; Arquivos eletrônicos: emitidos em formato digital – redução Z, arquivos do Sped Fiscal e notas fiscais em formato XML; Comprovantes de pagamento dos impostos: DAS, DARF, GARE e GNRE.

  • Contábil

Aqui ficam os documentos que não estão ligados às áreas trabalhista e fiscal. São eles que permitem o controle de caixa. Extratos: bancários, de aplicações, cartões de crédito, empréstimos e descontos de duplicatas; Arquivos eletrônicos: como extratos em formato OFX e controle de caixa; Recibos e contratos: de locação, de honorários, despesas diversas e contratos a pagar; Comprovantes diversos: de despesas e de receitas.

  • Estoque

Finalmente, é preciso ter o controle do estoque e manter o Livro Inventário atualizado. Inclusive essa manutenção é uma obrigação legal. As informações de estoque influenciam diretamente nos demonstrativos financeiros e são essenciais na apuração do custo de mercadoria vendida. Além de tudo, garante o controle do estoque, que está intimamente ligado a saúde financeira da empresa.

Como evitar erros no fechamento contábil mensal?

  1. Acompanhe diariamente os lançamentosFluxo de caixa

Muitos se enganam, mas a função dos lançamentos contábeis não é apenas informar os resultados do mês. Eles visam, principalmente, orientar as ações futuras e levar segurança para qualquer decisão, em qualquer momento. Por isso, é muito importante fazer o acompanhamento diário para saber exatamente como a empresa está caminhando. Deixar tudo para o final pode impedir planejamentos e ações preventivas, além de deixar erros e falhas passarem despercebidos.

  1. Considere atrasos em pagamentos

Um erro comum dos controles mensais é considerar valores que ainda não entraram no caixa da empresa. É preciso contar sempre com a possibilidade de inadimplência! Imprevistos acontecem e fazer despesas sem o valor no caixa pode prejudicar seu fechamento. Não seja precipitado e aja com segurança.

  1. Identifique corretamente os lançamentos

Separe os lançamentos por categorias: entradas, saídas, despesa com funcionário, despesa de manutenção, compra de materiais de escritório, investimento em publicidade, investimento em relacionamento com o cliente, etc. Essa organização ajuda no controle e permite que você saiba exatamente onde está indo cada parcela do dinheiro.

  1. Capacite a equipe

Não deixe de investir na sua equipe e de motivar seus funcionários. As informações mudam com frequência e é essencial que eles tenham estímulo para estarem sempre atualizados. Não se esqueça que os lançamentos e fechamentos contábeis demandam conhecimento, experiência e atenção.

  1. Separe contas pessoais das contas da empresa

Essa deveria ser óbvia! Se você não fizer uma separação exata dos gastos pessoais e dos gastos da empresa você não poderá fechar o caixa de forma precisa e segura. Defina seu pró-labore e inclua o valor na parte de despesas mensais da empresa. Feito isso, use apenas o valor da sua retirada para pagar questões pessoais. Por mais que não pareça, as retiradas eventuais – mesmo que baixas – desestabilizam as contas e atrapalham os resultados da empresa.

  1. Invista em softwares de automação

A adoção de tecnologias que tornem os processos internos mais rápidos sem comprometer a qualidade tornou-se fundamental no meio empresarial. Nos dias de hoje existem softwares que organizam o fluxo de caixa e as planilhas contábeis de forma muito mais rápida e precisa.  Reduzem o número de erros, o risco de esquecimentos e o retrabalho. Por meio deles é possível ter relatórios separados e conjuntos de contas a pagar e a receber, de boletos e datas de vencimentos, de notas fiscais, de estoque e etc. A segurança também é garantida: como existe backup automático das informações, você não correrá o risco de perder documentos e informações. A otimização da rotina também terá reflexo direto na ação dos seus funcionários, fazendo com que eles tenham mais tempo para se dedicar a atividades estratégicas.

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